Modernes HRM auf einen Blick
Die zentralen Phasen der HR-Transformation
#1 Standortbestimmung + Analyse
Klarheit schaffen, Potenziale erkennen und Ziel definieren.
Ohne eine genaue Standortbestimmung lässt sich keine erfolgreiche HR-Transformation starten. Erst wenn klar ist, wo Ihre HR heute steht, können Ziele präzise definiert und Initiativen sinnvoll geplant werden.
Maßnahmen
- Erfassung des Digitalisierungsgrades und der IT-Readiness
- Analyse der bestehenden HR-Prozesse und Workflows
- Technische Evaluierung der HR-Systemlandschaft, insbesondere hinsichtlich Integrationsanforderungen und Schnittstellen zu anderen Systemen.
- Identifikation von Potenzialen und Engpässen
- Bewertung der vorhandenen Kompetenzen und Rollen im HR-Team
Nutzen für klassische HR-Rollen
- Transparente Sicht auf den aktuellen Status der HR-Prozesse
- Präzise Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten
- Klar definierte Handlungsfelder für zielgerichtete Maßnahmen
Gestärkte HR-Kernkompetenzen
- Klarheit über Stärken und Schwächen der HR-Abteilung
- Fähigkeit zur strategischen Planung und Zieldefinition
- Grundlagen für eine nachhaltige, realistische Transformation (bspw. verbesserter Ressourceneinsatz und fokussierte Planung)
Schulungsbedarf
- Methoden zur HR-Prozessanalyse und -bewertung
- Tools und Methoden zur Reifegradbewertung
- Strategische Planung und Zielsetzung im Kontext HR
Neue HR-Rollen
- HR Projekt- bzw. Programmmanager:innen zur Steuerung der HR-Transformation
- HR Prozessmanager:innen zur kontinuierlichen Optimierung der HR-Prozesse
Investition & Nutzen
- Aufwand: 2–4 Monate für eine gründliche Analyse
- Erwarteter Effizienzgewinn: gezieltere Planung und schnellere Umsetzung aller nachfolgenden Phasen
- Langfristiger Wert: Reduzierung von Risiken und Investitionen in Maßnahmen mit hohem Mehrwert
#2 HR-Digitalisierung
Weg mit dem Papierkram!
Viele HR-Prozesse sind zeitaufwendig und repetitiv. Durch Automatisierung können administrative Tätigkeiten reduziert werden, sodass HR sich stärker auf Mitarbeiterbindung und strategische Aufgaben wie Talentmanagement etc. konzentrieren kann.
Maßnahmen
- Digitalisierung der Dokumenten- und Vertragsverwaltung (papierlos)
- Einführung digitale Workflows für HR-Dokumente
- Ermöglichung digitaler Antragstellung und Genehmigungsprozesse
- Aufbau einer zuverlässigen Datenbasis für datenbasierte Entscheidungen
- Optimierung oder Erneuerung des HRIS als zentrale HR-Datenbasis
Nutzen für klassische HR-Rollen
- Weniger administrative Arbeit, mehr Fokus auf strategische HR-Themen möglich
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängigen Zugriff auf HR-Daten
- Bessere Datenqualität und einheitliche Datenbasis durch ein zentrales HR-Informationssystem
- Effizientere HR-Services durch strukturierte Datenverwaltung und Ressourcengewinn
Gestärkte HR-Kernkompetenzen
- HR-Servicequalität steigern durch schnellere Bearbeitung von Anfragen
- HR-Compliance sicherstellen durch digitale Dokumentation und Audit-Trails
- Kompetenz im Umgang mit HR-Daten und HR-Systemen
- Bessere Entscheidungsgrundlage durch strukturierte Daten
Schulungsbedarf
- Befähigung im Umgang mit Cloud-HR-Software und digitalen Workflows
- Datenschutz & Compliance in digitalen Prozessen
- Schulung für den Umgang mit Self-Service-Portalen
- Datenpflege und -analyse im zentralisierten Informationssystem
Neue HR-Rollen
- Key User als Schnittstelle zwischen HR und IT (verantwortlich für die Konfiguration und Optimierung des HR-Systems)
- HR Systemadministrator:innen für Betrieb und Betreuung der HR-Systeme
- HR IT Expert:innen (Prozess Owner) zur kontinuierlichen fachlichen Steuerung und Weiterentwicklung der HR-Prozesse und -Systeme
Investition & Nutzen
- Aufwand: 6-12 Monate für IT-Integration, Datenmigration und Schulungen
- Erwarteter Effizienzgewinn: weniger manuelle Tätigkeiten, schnellere Prozesse und bessere Datenqualität
- Langfristiger Wert: kostenschonenderer Betrieb durch Einsparung von Papier und Bearbeitungsaufwand
#3 HR-Prozessoptimierung & Standardisierung
Von fragmentierten Abläufen zu durchgängigen Workflows.
Digitalisierung allein bringt noch keine Effizienz. Erst durch klar definierte, optimierte Prozesse kann HR ihre volle Wirkung entfalten. Standardisierte Workflows minimieren Fehler, sorgen für Transparenz und verbessern die Zusammenarbeit mit Fachbereichen.
Maßnahmen
- Prozess-Mapping zur Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen
- Einführung klarer Genehmigungs- und Eskalationsprozesse (dient insbesondere dem Abbau von Doppelarbeit und Zeitverlust)
- Harmonisierung von Workflows zwischen HR und anderen Abteilungen
Nutzen für klassische HR-Rollen
- Bessere Abstimmung zwischen HR und Fachbereichen
- Reduzierter Zeitaufwand durch standardisierte Prozesse
- Weniger Fehler und Doppelarbeit dank klar definierter Zuständigkeiten
Gestärkte HR-Kernkompetenzen
- Strukturierte Arbeitsweise durch klare Prozesse
- Nachhaltige Ressourcennutzung durch optimierte Workflows
- Höhere Service-Orientierung
Schulungsbedarf
- Prozessmanagement & Lean HR
- Change Management & Akzeptanz von neuen Abläufen
- HR-Governance & Compliance-konforme Prozessgestaltung
Neue HR-Rollen
- HR Process Owner:innen für die Steuerung und Optimierung von Workflows
- HR Business Partner:innen für die strategische Beratung und Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
Investition & Nutzen
- Aufwand: 4–9 Monate für Analyse, Anpassung und Change-Management
- Erwarteter Effizienzgewinn: deutliche Reduktion von Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen
- Langfristiger Wert: weniger Reibungsverluste und bessere Zusammenarbeit zwischen HR und Fachbereichen
#4 HR-Automatisierung
Weniger Routine, mehr strategische Personalarbeit
Viele administrative HR-Prozesse sind zeitaufwendig und repetitiv. Durch Automatisierung können manuelle Tätigkeiten reduziert und beschleunigt werden. Hiervon profitieren sowohl HR-Mitarbeitende, als auch Kunden von HR (Mitarbeitende und Führungskräfte) – und damit das gesamte Unternehmen.
Maßnahmen
- Automatisierte Dokumentenerstellung & Vertragsprozesse für schnellere HR-Abläufe
- KI-gestützte Genehmigungsprozesse mit Workflows, basierend auf Machine Learning oder regelbasierten Systemen
- Robotic Process Automation (RPA) zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben (z. B. Stammdatenpflege, Standardverträge, Abgleich von Bewerbungsdaten)
Nutzen für klassische HR-Rollen
- Mehr Freiraum für individuelle Beratung und strategische Themen
- Reduzierung manueller Tätigkeiten durch automatisierte Prozesse
- Beschleunigte Reaktionszeiten in HR-Services
- Erhöhung der Genauigkeit durch weniger manuelle Eingriffe
Gestärkte HR-Kernkompetenzen
- Effizientere HR-Prozesse durch digitale Unterstützung
- Bessere Employee Experience durch schnelle, transparente HR-Services
- Mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben (z. B. Talententwicklung)
Schulungsbedarf
- Nutzung und Anpassung automatisierter HR-Prozesse
Neue HR-Rollen
- HR Automation Coordinators zur Steuerung automatisierter Abläufe
- HR Service Partner:innen als zentrale Ansprechpersonen für Mitarbeitende und Führungskräfte bei operativen HR-Themen und digitalen HR-Prozessen
Investition & Nutzen
- Aufwand: 6–12 Monate für Implementierung und Tests
- Erwarteter Effizienzgewinn: spürbare Entlastung des HR-Teams durch weniger manuelle Schritte und schnellere Prozesse
- Langfristiger Wert: mehr Kapazität für strategische HR-Themen und verbessertes Service-Level
#5 Datengetriebene HR & KI-gestützte Optimierung
Von reaktiver Personalverwaltung zu vorausschauender HR-Strategie.
HR-Daten bieten enorme Potenziale, wenn sie strategisch genutzt werden. Echtzeit-Dashboards und KI-basierte Modelle ermöglichen proaktive Entscheidungen und das frühe Erkennen von Engpässen. So kann sich HR von einer rein verwaltenden zu einer mitgestaltenden, strategischen Einheit entwickeln.
Maßnahmen
- HR-Analytics-Dashboards für Personalplanung, Recruiting und Fluktuationsanalysen
- Predictive HR-Modelle zur vorausschauenden Personalsteuerung
- KI-gestützte Datenanalysen für Talentmanagement und Performance-Prognosen
Nutzen für klassische HR-Rollen
- Bessere Talententscheidungen durch datenbasierte Erkenntnisse
- Weniger unvorhergesehene Engpässe durch vorausschauende Personalplanung
- HR wird vom Verwaltungsbereich zur strategischen Steuerungseinheit
- Echtzeit-Daten ermöglichen schnelle Anpassungen und präventive Maßnahmen
Gestärkte HR-Kernkompetenzen
- Fundierte Entscheidungen durch Datenanalyse
- Effiziente Personalplanung auf Basis von Echtzeit-Daten
- Bessere Steuerung der HR-Strategie durch Predictive Analytics
Schulungsbedarf
- HR-Analytics, KPI-Interpretation & datenbasierte Entscheidungsfindung entlang der Employee Journey
- Anwendung von KI in HR-Prozessen, einschließlich datengetriebener Entscheidungsfindung und Prozessautomatisierung
- Compliance-Anforderungen für KI in HR, siehe EU AI Act
Neue HR-Rollen
- HR Data Analysts zur Interpretation und strategischen Nutzung von HR-Daten
- HR Business Partner:innen zur Entwicklung datengestützter strategischer HR-Konzepte
Investition & Nutzen
- Aufwand: 6–18 Monate für Datenarchitektur, KI-Training und Kompetenzaufbau
- Erwarteter Effizienzgewinn: mehr Transparenz, schnelle Reaktionsfähigkeit, verbesserte Ressourcenplanung
- Langfristiger Wert: geringeres Risiko von Fehlentscheidungen und strategischere Personalplanung
#6 Future-Proof HR
HR weiterdenken: Anpassungsfähig, innovativ, zukunftssicher.
Die digitale Transformation ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Wer HR-Strategien agil weiterentwickelt, neue Technologien frühzeitig einbindet und Innovation fördert, stellt die Weichen für eine nachhaltige und flexible Personalstrategie. Hyperautomation, KI-gestützte Employee Experience und agile HR-Methoden sind zentrale Elemente einer zukunftsfähigen HR.
Maßnahmen
- Hyperautomation zur vollständigen Vernetzung und Automatisierung digitaler HR-Prozesse
- KI-gestützte Employee Experience-Plattformen zur Verbesserung der HR-Interaktion
- Agile Methoden in HR (Scrum, Design Thinking) für eine flexible, anpassungsfähige Arbeitsweise (Kontinuierliche Feedback- und Erfolgsmessung)
Nutzen für klassische HR-Rollen
- HR wird zu einem Treiber für Innovation und Change-Management
- Mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in der Personalstrategie
- Bessere Employee Experience durch zukunftsorientierte Prozesse
Gestärkte HR-Kernkompetenzen
- HR-Innovation & Technologieverständnis
- Agiles Arbeiten & kontinuierliche Verbesserung
- Nachhaltige, anpassungsfähige Personalstrategien
Schulungsbedarf
- Agile Methoden in HR (Scrum, Design Thinking)
- Zukunftstechnologien wie Hyperautomation & KI in HR
- HR-Strategieentwicklung & digitale Leadership (Feedbackschleifen etablieren)
Neue HR-Rollen
- HR Innovationsmanager:innen zur Identifikation neuer HR-Technologien
- HR-Projektmanagement Office (HR-PMO) zur Steuerung und Koordination der fortlaufenden HR-Transformation
- Agile HR-Teams für flexible, iterative Prozessoptimierung
Investition & Nutzen
- Aufwand: fortlaufend, abhängig vom Digitalisierungsgrad
- Erwarteter Effizienzgewinn: deutliche Steigerung der Prozessagilität und Leistungsfähigkeit von HR
- Langfristiger Wert: höhere Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Optimierung der HR-Strategie
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